Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligation concernant la forme :
- être rédigée en langue française (Art. 2 de la Loi n° 94-665 du 4 août 1994),
- être établie en 2 exemplaires, dont l’original pour le client,
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
Chaque praticien a l’obligation légale d’établir une facture en bonne et due forme pour chaque prestation, que le client la réclame ou pas. Cette facture doit être fournie au client à l’issue de la prestation de service. Ce document possède à la fois une valeur juridique et comptable. Il constitue une preuve d’exécution de la prestation pour l’administration fiscale, votre assureur et les tribunaux en cas de litige.
La numérotation des factures
Chaque facture présente un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année).
La facturation aux particuliers
L’obligation d’émettre une facture vaut pour toute prestation dont le montant est supérieur ou égal à 25 euros ttc. En dessous de ce montant, le praticien n’est tenu qu’à la délivrance d’une note si le client la demande. Les conditions de délivrance d’une facture ou d’une note doivent être affichées de façon lisible dans le lieu où se réalise le paiement de la prestation. La facture ou la note doivent doivent être remises dès que la prestation est rendue et, en tout cas, avant le paiement du prix.
A savoir : Le client a néanmoins le droit de vous demander une facture, même pour un montant inférieur à 25 euros.
Chaque facture doit être établie en 2 exemplaires : le premier exemplaire, précisant le nom du client (sauf en cas de refus par celui-ci), est remis à celui-ci ; le second exemplaire, ne comportant pas le nom du client mais son numéro de client (par souci de discrétion et de respect de vos clients), est à ranger dans votre comptabilité. Cette facture doit être conservée au minimum pendant une durée de deux ans.
La facturation entre professionnels
Entre professionnels, la facturation est obligatoire quel que soit le montant et doit être réalisée en double exemplaire et remise au terme de la prestation.
Le vendeur et l’acheteur doivent conserver un exemplaire chacun du document pendant une durée de trois ans.
A savoir : le défaut de facturation ou l’omission d’une mention obligatoire sont susceptibles d’être sanctionnés par une amende pouvant s’élever à 75 000 €…
A propos de la TVA
A leur déclaration d’activité, les micro-entrepreneurs dépendent du régime de la franchise en base de TVA : cela signifie qu’ils ne sont pas assujettis à la TVA.
Concrètement, il n’y a pas de TVA appliquée sur les ventes, de la même manière qu’un particulier qui vend son véhicule par exemple n’ajoute pas 20% de TVA au prix de vente.
Les micro-entrepreneurs doivent ainsi facturer leurs produits et prestations en hors taxe. Sur chaque facture, le micro-entrepreneur doit faire figurer la mention suivante : TVA non applicable – article 293 B du CGI.
Les factures peuvent cependant présenter deux colonnes : une colonne HT et une colonne TTC, dans ce cas le montant TTC sera égal au montant HT, puisque la TVA est de 0.
Les mentions obligatoires
La facture répond à un certain nombre d’obligations. Faute de quoi, les contrevenants s’exposent à des amendes pénales et fiscales.
A destination des particuliers, les mentions obligatoires sont :
- la date de rédaction de la facture ;
- la date et le lieu d’exécution de la prestation ;
- le numéro de la facture, à faire figurer sur toutes les pages si la facture en comporte plusieurs ;
- l’identité du prestataire : dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse, numéro de Siret, votre numéro d’adhérent si vous êtes membre d’une association de gestion agréée ;
- l’identité du client : nom (ou numéro) du client pour un particulier, dénomination sociale pour un professionnel, adresse ;
- le détail de la prestation (intitulé, quantité, prix unitaire), facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée ;
- le rappel des acomptes et des arrhes déjà versés ;
- le rappel des majorations éventuelles (frais de déplacement, frais de consommables…).
- le rappel des réductions de prix éventuelles (rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture) ;
- la somme totale à payer, avec l’annotation “net” si vous n’êtes pas soumis à la TVA, ou en précisant les tarifs hors-taxe, toutes taxes comprises et le montant de la TVA si vous y êtes soumis ;
- la mention “TVA non applicable, article 293B du Code général des impôts” si vous êtes en franchise de TVA (cette mention n’est pas obligatoire pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 euros) ;
- la mention “Paiement à réception de facture” ;
- la signature et ou le cachet de l’entreprise.
A destination des professionnels, des mentions spécifiques s’ajoutent :
- la date ou le délai de paiement (date à laquelle le règlement doit intervenir, conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, et en cas d’absence d’escompte, mentionner sur la facture : Escompte pour paiement anticipé : néant) ;
- le taux des pénalités de retard, exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire) ;
- la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.
Conseils
Ne perdez pas de temps pour réaliser et envoyer votre facture. Faites le dès la prestation réalisée. Il est important que vous ne donniez pas le sentiment à votre client que vous n’êtes pas pressé d’être réglé !
Comment facturer ?
Pour facturer en auto-entrepreneur, il est possible d’utiliser :
- soit un facturier papier, du type carnet de factures avec duplicata (carnet ExaCompta par exemple),
- soit un logiciel de comptabilité adapté : il existe un grand nombre de logiciels gratuits ou payant, à télécharger ou accessibles directement en ligne sans téléchargement,
- soit utiliser un facturier Excel professionnel, comme celui – gratuit – que propose le site Wikicrea sur cette page.
Références
Service-public.fr / Mentions obligatoires sur une facture
Economie.gouv.fr / Factures, quelles sont les mentions obligatoires ?
Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes / Facturation entre professionnels : mentions obligatoires
