CHAPITRE 2 / définir le cadre de son activité

COURS 2.5 / Calcul et facturation des frais de déplacement à domicile

Suite à l’interview de Maud Bertout dans le cours précédent, nous allons voir comment estimer concrètement ses frais de déplacement.

Dans son témoignage, Maud indique ne pas facturer ses déplacements. J’ai accompagné de nombreux praticiens, et je peux dire que ce positionnement est très rare. La plupart des praticiens optent pour l’application d’un barème kilométrique plus ou moins élevé (souvent 35 centimes du kilomètre) à partir du moment où ils (ou elles) interviennent au-delà de 10-15 kilomètres de leur domicile.

Est-ce la bonne méthode ? Qu’en est-il réellement ?

Facturer ses frais de déplacement

1 - Connaitre le barème kilométrique

Connaitre le coût réel d’utilisation de votre véhicule

Le barème kilométrique établie par l’État se veut une estimation réaliste du coût réel d’utilisation d’un véhicule. Si ce barème ne tient pas compte des frais “variables” de péage et de parking, il tient compte par contre des dépenses courantes :

  • assurance,
  • entretien et réparation,
  • dépréciation, usure,
  • carburant.

En 2019 (barème applicable pour vos déplacements professionnels 2018), le barème kilométrique (le barème complet est disponible sur www.service-public.fr) est ainsi calculé (pour les déplacements professionnels cumulés jusqu’à 5000 km) :

  • 3 CV fiscaux = distance x 0.451€
  • 4 CV fiscaux = distance x 0.518€
  • 5 CV fiscaux = distance x 0.543€
  • 6 CV fiscaux = distance x 0.568€
  • 7 CV fiscaux = distance x 0.595€

On constate que chaque kilomètre d’éloignement entre votre domicile et celui du client coûte entre 1€ et 1.2€ de déplacement (50-60 cts à l’aller, 50-60 cts au retour). En prenant l’exemple d’une voiture de 5 CV fiscaux, on obtient pour un déplacement aller-retour chez un client résidant à :

  • 10 km = 10.86€
  • 20 km = 21.72€
  • 30 km = 32.58€

En prenant en compte le kilométrage aller et retour, on constate qu’on peut appliquer cette règle simple : chaque kilomètre d’éloignement coûte au minimum 1 euro de déplacement !

2 - Une libre tarification

Pour savoir quel montant facturer pour vos frais de déplacement, je vous conseille d’utiliser ce barème national, mais vous pouvez aussi choisir une grille de tarif personnelle ou encore faire le choix d’une somme forfaitaire. Comme il n’y a pas de règles ni de montant déterminé légalement, c’est à votre libre jugement.

Veillez à bien toujours prévenir votre client du montant de ces frais ; à appliquer le même barème pour tous vos clients, et enfin à respecter les usages de la profession. Un coût de déplacement excessif peut représenter un véritable frein pour les particuliers. A l’inverse, un coût de déplacement sous-évalué peut mettre en péril la rentabilité de votre activité.

Pour connaître la distance parcourue, le mieux reste de se servir de sites comme Mappy, Google Maps ou Via Michelin. En indiquant votre itinéraire, ils affichent immédiatement le nombre de kilomètres sur lequel baser votre calcul.

3 - Le seuil de rentabilité du déplacement à domicile

De 50 à 60 centimes du kilomètre

Reprenons l’exemple de Maud qui, sur une journée, va par exemple aller voir un client le matin à 15 km de chez elle, puis l’après-midi, se rendre encore 15 km plus loin pour masser un couple de jeunes retraités. Elle aura parcouru 60 km en tout allers-retour, soit un coût de 32.58€ (sans compter d’autres frais : péage, stationnement). Si elle a vendu 3 massages d’une heure, sa journée de travail lui aura rapporté : 180€ – 25% de charges en microentreprise (45€) – frais de déplacement (32.58€) = 102.42€. On se rend compte avec cet exemple de l’importance des frais de déplacement, supérieurs à 15% de son chiffre d’affaires.

Le seuil de rentabilité pour une prestation à 60€

Une prestation vendue 60€ rapporte au praticien 45€, une fois retirés les 25% de charges de la micro-entreprise. On peut encore à cela retirer 5€ de frais divers (téléphone, consommables, nettoyage des serviettes, amortissement du matériel…). Reste 40€. Si, en plus, vous réalisez un déplacement de 15 km allers-retours, il vous faut encore enlevé 7.5€. Restent 32.50€. Si on ramène ce chiffre au temps consacré pour ce service, estimé à un minimum de 2 heures (chargement de la voiture, déplacement aller, installation, massage, départ en douceur, déplacement retour, déchargement), le praticien ne travaille plus que pour 16€ de l’heure.

Micro-entrepreneurs : vos frais de déplacement « taxés à 25% »

Si vous êtes en micro-entreprise et que vous facturez au client des frais de déplacement, ces frais facturés vont venir s’ajouter à votre chiffre d’affaires. Ils seront donc, comme l’ensemble de vos prestations, taxés à hauteur de 25% environ. En théorie, vous devriez donc, pour compenser cette taxe, appliquer et facturer 25% de « surcote » à vos frais de déplacement.

En prenant en compte le kilométrage aller et retour, on constate qu’on peut appliquer cette règle simple en micro-entreprise : chaque kilomètre d’éloignement coûte 1 euro + 25 cts de déplacement.

4 - Est-ce plus ou moins rentable que la location d'un cabinet ?

Le coût journalier d’un cabinet

Prenons ici l’exemple d’un cabinet pas trop cher, loué 350€ par mois, pour lequel on va ajouter 20% de frais divers (assurance, électricité, Sacem et consommables divers type tisane, ampoule, eau…), soit environ 70€. Le coût journalier du cabinet est donc de 17.50€ (sur 24 jours de travail par mois).

17.50€, c’est 35 kilomètres parcourus et non facturés, soit un cumul de 210 km par semaine, ou 10.000 kilomètres par an.

Il y a donc bien une possible équivalence entre le coût d’un cabinet et les frais générés par une pratique au domicile de ses clients. Tout dépend bien entendu de son volume d’activité. C’est à chacun de faire le calcul en tenant compte de ses propres chiffres.

Ce qu’il faut retenir

  • Chaque kilomètre parcouru coûte au minimum 50 centimes d’euro.
  • Chaque kilomètre d’éloignement génère 1 euro de frais à chaque prestation.
  • En cabinet ou à domicile, ne sous-estimez pas vos frais et vendez vos prestations au juste prix pour vous !
  • Enfin, si vous cumulez les 2 activités, c’est-à-dire une offre de prestations en cabinet à laquelle vous ajoutez la possibilité de prestations à domicile (ou en entreprise), vous devez absolument compter chaque kilomètre parcouru (et non à partir de 10 ou 20 km de votre domicile ou cabinet). Sous peine de payer lors de cette intervention à la fois la location du cabinet et les frais de déplacement…
  • En micro-entreprise, les frais de déplacements facturés à vos clients s’ajoutent à votre chiffre d’affaires et sont donc assujettis aux taxes. Vous en reverserez donc 25% à l’Etat !

5 - Les frais de déplacement peuvent-ils être déductibles ?

En auto/micro-entreprise

Il n’existe pas de notion comptable de frais kilométriques en auto-entreprise ou micro-entreprise. En effet, ces statuts fonctionnant selon le principe du forfait, il n’est donc pas possible de déduire des frais de son chiffre d’affaires ou de ses revenus.

En entreprise individuelle

Il n’existe pas non plus de frais kilométriques en entreprise individuelle, mais il est par contre possible de déduire les frais réels liés à l’utilisation du véhicule (assurance, entretien, réparation, carburant) dans les charges d’exploitation.

A noter toutefois que les entrepreneurs individuels soumis aux bénéfices non commerciaux (BNC, professions libérales) peuvent percevoir des indemnités kilométriques.

En EURL, SARL, SASU

Le dirigeant peut se rembourser ses frais de déplacement professionnel (réalisés avec son véhicule personnel) selon le barème kilométrique national s’il est en mesure de les justifier et s’il organise un suivi au travers d’un tableau des kilomètres parcourus. Il établit ainsi une feuille de frais kilométrique, ou “note de frais kilométrique” qui se présente sous la forme d’une fiche ou d’un tableau mensuel comportant :

  • les kilomètres parcourus, jour par jour,
  • les destinations et la raison des déplacements,
  • le total mensuel calculé sur la base des kilomètres parcourus et du barème national de l’année.

Le remboursement de frais kilométriques est une pratique courante, qui permet au chef d’entreprise de se verser de l’argent sans avoir à payer de cotisations sociales ni d’impôt. Les frais kilométriques déclarés doivent cependant être justifiés. Le contrôleur fiscal pourra demander les détails de certains déplacements, et éventuellement rapprocher les fiches kilométriques avec l’agenda du dirigeant.