Ce module s’adresse essentiellement aux praticiens vendant des prestations aux entreprises, aux institutions et collectivités. Les impayés mettent à mal votre trésorerie et génèrent la désagréable sensation d’avoir travaillé pour rien ! Dans la plupart des cas, quelques précautions permettent de limiter le risque d’impayés. Mieux vaut prévenir que guérir !
Les précautions à prendre
Montrez vos exigences dès le début de la relation commerciale.
Ici, le but est d’indiquer clairement à vos clients que vous êtes très à cheval sur le respect des délais de paiement :
- par des mentions claires et lisibles sur vos documents commerciaux, factures, devis…,
- par la signature de contrats de vente incluant des clauses de paiement drastiques,
- en demandant de vos clients – sans en avoir l’air – des informations sur leur situation financière et leurs perspectives d’activité,
- en mettant en place des relances préventives, par exemple par l’envoi d’un échéancier de paiement quelques jours avant l’échéance.
Proposer un escompte pour paiement anticipé.
Il s’agit de proposer au client de lui offrir 3% de remise pour un paiement anticipé (avant livraison). Veiller à conserver une preuve de l’exécution de la prestation.
Découragez toute tentative de retard ou de non-paiement.
Il s’agit de faire comprendre à votre client qu’en cas de difficulté, vous devez être payé en priorité. Pour cela, il ne faut pas hésiter à relancer dès le premier jour de dépassement de l’échéance.
Repérez les mauvais payeurs.
De nombreux sites internet, par exemple www.societe.com ou www.verif.com, permettent l’accès à la situation financière des entreprises (comptes annuels, identité des dirigeants ou de la maison mère).
Récupérer la preuve du respect de vos engagements
Une fois la prestation réalisée, quand il n’est pas prévu un registre des présences dans la structure où vous intervenez, faites signer un récépissé d’achèvement de la prestation qui atteste que vous avez respecté vos engagements en tant que prestataire.
La psychologie des mauvais payeurs
- Le « distrait » (souvent le chef d’entreprise qui a beaucoup de travail) égare souvent l’original de la facture, ne pense pas à vous payer ou oublie de signer son chèque. Il faut le marquer de près.
- Le « procédurier » saisit le moindre prétexte (produits défectueux, prestation non conforme) pour gagner du temps. Il ne faut lui laisser aucun argument.
- Le « trésorier » a pour mission de gonfler sa trésorerie sur le dos des fournisseurs. Imposez vos conditions générales de vente et demandez le respect des délais de paiement. S’il traîne les pieds, facturez des intérêts de retard.
- Le « malhonnête » (le plus dangereux) : c’est celui qui fera tout pour profiter de la prestation sans payer. En cas d’impayé, agir vite, s’aider d’un huissier si nécessaire.
- Le « petit malin » essaie simplement de gagner un peu de temps en déformant la réalité. Il peut vous faire croire que le paiement est parti, ou est en cours, et qu’il ne va pas tarder à arriver.
- « L’impécunieux » est de bonne foi, mais connait de véritables problèmes d’argent. Essayez de lui faire régler au moins une partie de l’impayé au plus vite. Si ses difficultés sont passagères, proposez-lui un échéancier.
La relance informelle par téléphone
Le paiement est exigible mais n’est pas encore parvenu. Il est important de faire comprendre au client que vous êtes attentif au fait que la date limite de paiement est dépassée, et que vous n’aimez pas les impayés…
La relance par téléphone doit avoir lieu au maximum 5 jours après la date d’échéance. Soyez calme, posé, mais légèrement directif. Il serait dommage de raccrocher sans avoir au moins obtenu un engagement, une date, ou une explication.
Argumentaire à utiliser pour une relance téléphonique :
- Etes-vous la personne qui paie les factures ? Qui s’occupe des règlements dans votre entreprise ?
- Etes-vous d’accord avec ce qui figure sur la facture ? Avez-vous été satisfait de notre produit ou service ?
- Puis-je vous envoyer un échéancier par e-mail (montrant le calcul des intérêts de retard) ?
- Pourrions-nous mettre en place un nouveau mode de paiement ?
- A chaque virement que vous effectuez, pourriez-vous me mettre en copie ?
- Je vous propose de mettre en place un échéancier, mais j’aurais besoin d’un premier paiement dès maintenant.
Si la première relance par téléphone n’a rien donné, il n’est pas judicieux d’effectuer une relance par téléphone. Mieux vaut passer à la relance écrite (courrier de préférence).
La relance par email
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous rappeler que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de ……€. En effet la dernière facture N°……….., en date du ……….. et payable au ………. selon les termes de nos accords, n’a pas encore été honorée.
L’échéance étant dépassée, je vous demande de me faire parvenir son règlement sous huitaine.
Étant persuadé qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part, je me permets toutefois de vous indiquer qu’à défaut de paiement malgré cette première relance, je serai amené à vous facturer les intérêts de retard prévus contractuellement.
Si ce retard est volontaire, je vous invite à me contacter pour m’en communiquer les motifs.
Dans le cas où votre règlement me parviendrait avant réception de ce courrier, je vous demande de considérer ce mail comme nul et non avenu.
Cordialement
La relance par courrier
A partir de cet instant, on considère qu’il n’est plus nécessaire d’avoir un contact direct avec le mauvais payeur. Adopter un discours cordial mais détaché, sans chaleur. Vos courrier ne doivent plus parler que de « devis », « chèque », « retard », « pénalités », « impayé ».
L’important est d’être irréprochable sur la manière dont vous rédigez les courriers pour le cas où un juge finirait par devoir s’en mêler.
L’objectif est aussi la rapidité. Dans la grande majorité des cas, l’impayé se règle entre le premier courrier recommandé et la mise en demeure :
- Sans retour à ce mail sous 8 à 10 jours : relance par courrier recommandé, avec AR. Joindre une copie de la facture impayée, et un RIB.
- Sans retour à ce courrier sous 8 à 10 jours, faire une mise en demeure, toujours en RAR. Joindre les mêmes documents que précédemment, ainsi que le bon de commande et, si possible, une copie des livrables, objets de la commande en question.
La procédure de relance simplifiée
En juin 2016 (Loi Macron), une procédure simplifiée est entrée en vigueur pour le recouvrement des petits impayés. Cette procédure simple et rapide est valable pour toutes les créances qui n’excèdent pas 4000 €.
La procédure simplifiée consiste à saisir directement un huissier de justice sans passer par la case Tribunal de commerce ; il faut pour cela remplir un formulaire décrivant la nature du litige et de présenter des justificatifs (devis signé, facture, preuve de livraison ou de réception de colis, lettres de relances et leurs accusés de réception, etc).
L’huissier prendra ensuite contact avec le mauvais payeur par lettre recommandée avec avis de réception, pour lui demander d’accepter la procédure simplifiée.
Le mauvais payeur dispose alors d’un délai d’un mois pour accepter la procédure simplifiée proposée par l’huissier :
- S’il accepte, l’huissier propose un accord sur le montant et les modalités du paiement de la dette. Si un accord est trouvé, l’huissier le valide ensuite auprès du créancier. Si toutes les parties sont d’accord, l’huissier délivrera un titre exécutoire, titre qui permettra au créancier de procéder à l’exécution forcée de l’accord au cas où le mauvais payeur n’honorerait pas ses engagements.
- S’il refuse la procédure ou l’accord proposé par l’huissier, ou s’il garde le silence, la procédure de recouvrement simplifié est annulée. Pour recouvrer sa créance, le créancier devra alors agir en justice.
L’huissier de justice compétent pour mettre en œuvre cette procédure simplifiée devra être choisi parmi ceux où le mauvais payeur a son domicile.
