Faut-il déléguer certaines tâches ?
On commence souvent son activité en faisant tout soi-même. Mais lorsque les clients se multiplient, cette organisation peut devenir un frein. Cette fiche vous aide à comprendre quand et comment déléguer certaines tâches pour gagner du temps, préserver votre énergie et développer une activité durable.
Au début de votre activité, vous gérez tout : les rendez-vous, les réponses aux e-mails, la comptabilité, la communication, les réseaux sociaux, le ménage du cabinet… et bien sûr les séances elles-mêmes.
Cette polyvalence est normale. Mais lorsque votre activité grandit, continuer à vouloir tout faire peut, au mieux, ralentir votre développement, ou au pire, vous épuiser.
Apprendre à déléguer ne signifie pas perdre le contrôle de son activité. Cela consiste à consacrer davantage de temps à ce qui crée réellement de la valeur pour vos clients.
Objectif : comprendre qu'il est parfois plus rentable de déléguer certaines tâches que de vouloir tout faire soi-même.
Public : tous les praticiens installés depuis quelques années, ou dont l'activité commence à se stabiliser.
Au début, faire soi-même est souvent la bonne solution.
Lorsque l’on démarre, les moyens financiers sont limités. Il est alors logique de :
- créer soi-même logo, carte de visite et flyer ;
- tenter de créer son site internet ;
- créer et gérer ses réseaux sociaux ;
- tenir sa comptabilité ;
- gérer toute sa logistique et son cabinet ;
- etc.
Si la réalisation de ces tâches permettent de comprendre son métier d’indépendant, cette organisation n’est pas forcément celle que vous conserverez quelques années plus tard.
Toutes les heures n'ont pas la même valeur.
Imaginons que vous vous consacriez une demi-journée à votre comptabilité, à la mise à jour de votre site, à la création de publications ou à diverses tâches administratives.
Ces tâches sont nécessaires, mais elles mobilisent le même temps que celui que vous pourriez consacrer à réaliser une ou deux prestations, développer un partenariat, préparer une nouvelle offre ou simplement préserver votre énergie.
Cela ne signifie pas que chaque heure déléguée se transformera automatiquement en chiffre d’affaires. En revanche, cela vous invite à comparer :
- le coût de la délégation ;
- le temps réellement économisé ;
- ce que vous pourriez faire de ce temps ;
- et la valeur que vous êtes le seul à pouvoir créer.
La bonne question n’est donc pas seulement : “Suis-je capable de réaliser cette tâche moi-même ?“
Mais plutôt : “Ma présence est-elle vraiment nécessaire pour cette tâche, ou mon temps serait-il mieux utilisé ailleurs ?“
Une tâche peut être simple à réaliser soi-même et pourtant devenir coûteuse si elle vous détourne régulièrement de votre cœur de métier, de votre développement ou de votre équilibre personnel.
Si un professionnel vous facture 80€ pour une tâche qui vous prend habituellement quatre heures, vous ne comparez pas seulement 80€ à zéro. Vous comparez 80€ à quatre heures récupérées, que vous pourrez utiliser pour recevoir un client, rencontrer un partenaire, préparer une intervention ou vous reposer.
Commencez par identifier vos "heures à forte valeur".
Certaines tâches ne peuvent être réalisées que par vous :
- accompagner vos clients ;
- créer une nouvelle prestation ;
- animer un atelier ;
- rencontrer un partenaire ;
- préparer un événementiel ;
- suivre une formation.
Ce sont souvent ces activités qui font progresser votre entreprise.
À l’inverse, beaucoup d’autres tâches peuvent être :
- automatisées ;
- simplifiées ;
- mutualisées ;
- ou confiées à quelqu’un d’autre.
On ne délègue pas seulement à une personne.
Lorsque l’on pense délégation, on imagine souvent “embaucher” quelqu’un. En réalité, les solutions sont beaucoup plus nombreuses.
Vous pouvez par exemple :
- faire appel ponctuellement à un comptable ;
- confier votre communication à un indépendant ;
- demander la maintenance de votre site internet ;
- utiliser un logiciel de prise de rendez-vous ;
- automatiser vos rappels de rendez-vous ;
- externaliser le ménage ;
- mutualiser certaines actions avec d’autres praticiens.
Parfois, un simple logiciel permet déjà de récupérer plusieurs heures chaque semaine.
Que faut-il déléguer en premier ?
La réponse dépend de votre activité.
En général, les premières tâches concernées sont :
- la création de votre identité visuelle et d’autres créations graphiques ;
- la création et la maintenance technique du site internet ;
- la comptabilité (sauf en micro-entreprise) ;
- certaines obligations administratives ;
- la gestion de la paie si vous employez quelqu’un.
À l’inverse, il est préférable de conserver les tâches où votre personnalité fait partie de votre valeur :
- la relation avec vos clients ;
- les réponses aux demandes importantes ;
- la création de vos prestations ;
- vos partenariats locaux.
La délégation n'est pas une dépense mais un investissement.
Beaucoup de praticiens raisonnent ainsi : “Je peux le faire moi-même, donc je vais économiser.“
Mais il faut parfois raisonner autrement.
Si une intervention de deux heures par un professionnel vous permet de gagner plusieurs jours de travail, d’éviter des erreurs ou de développer plus rapidement votre activité, cette dépense devient un investissement.
L’objectif n’est pas de déléguer le plus possible, mais de déléguer ce qui vous empêche d’exercer pleinement votre métier.
Une activité durable évolue avec son dirigeant.
Les praticiens qui exercent depuis dix ou quinze ans travaillent rarement exactement comme à leurs débuts.
Ils utilisent davantage d’outils. Ils ont simplifié au maximum leur organisation. Ils ont appris à dire non à certaines tâches. Ils concentrent leur énergie là où leur présence est réellement indispensable.
Cette évolution ne se fait pas en un jour. Elle accompagne la maturité de l’entreprise.
En conclusion
Déléguer n’est pas perdre son indépendance. C’est accepter que toutes les tâches n’ont pas la même valeur.
À mesure que votre activité se développe, apprendre à consacrer votre temps à ce que vous faites de mieux devient l’une des clés d’une activité durable.
Les prochains pas... pour aller plus loin !
Le premier pas
Pendant une semaine, notez toutes les tâches que vous réalisez, même les plus petites.
À la fin de la semaine, classez-les en trois catégories :
- Je suis le seul à pouvoir le faire.
- Je pourrais l’automatiser ou le simplifier.
- Quelqu’un d’autre pourrait le faire à ma place.
Vous découvrirez probablement que plusieurs heures par semaine pourraient être réinvesties dans le développement de votre activité… ou simplement dans votre équilibre de vie.
L'Atelier des praticiens
Passez de la réflexion à la mise en œuvre
Se poser les bonnes questions, disposer d’informations fiables et comprendre les étapes à suivre sont essentiels pour construire son activité professionnelle.
Mais c’est dans la mise en application que le projet prend réellement forme.
Faire ses choix, définir ses priorités, prendre des décisions, organiser ses actions et avancer dans le temps. C’est souvent la partie la plus stimulante… et aussi la plus difficile à mener seul.
L’Atelier des praticiens est conçu pour mettre le parcours au travail sur votre propre projet.
Vous y trouverez une démarche structurée, des exercices et des outils concrets pour transformer progressivement vos réflexions en décisions, puis vos décisions en actions.
Vous pourrez ainsi construire, structurer et planifier votre projet, à votre rythme, avec la possibilité d’être accompagné lorsque vous en ressentez le besoin.
L’objectif : ne pas seulement savoir quoi faire, mais parvenir à le faire, étape après étape.